riverandsouladventures.com

Megfelelő tárolás nélkül nem mindig könnyű megtalálni az adminisztratív papírokat. Valóban, hogyan lehet megtalálni a 2001-es adásvételi számlát, ha más papírokkal együtt egy dobozban van felhalmozva? Annak elkerülése érdekében, hogy időt veszítsen azzal, hogy több dobozban áttúrja a dokumentumot, íme néhány tárolási tipp.

Meddig kell megőrizni a papírjait?

Fontos ezeket megtartani adminisztratív papírokat, de megvan a lejárati dátumuk is. Így egy bizonyos idő elteltével már nem szükséges bizonyos dokumentumokat, például számlákat és mindenféle nyilatkozatot megőrizni. Az alábbiakban összefoglaljuk azokat az időszakokat, amelyek során tanácsos a különböző típusú papírokat tartani:

• 1 év: telefon-, internet- vagy költözési számlák, vagy PV befizetésének igazolása.
• 2 év: családi pótlék kivonatok, orvosi díjak, szerződés felmondó levelek, társadalombiztosítási és kölcsönös biztonsági papírok, valamint hitelkártyák.
• 3 év: audiovizuális engedélyek és jövedelemadó-bevallások.
• 5 év: víz- és villanyszámlák, bérleti díjak és bérleti díjak, gázszámlák, adófizetési igazolások, bérleti szerződés és a fenntartási díjak befizetését igazoló bizonylat.
• 10 év: bankszámlakivonatok, fizetési bizonylatok, jelzáloghitelek, életbiztosítási szerződések a halál időpontja után ...
• 30 év: autójavítási számlák, építési számlák, kórházi számlák és polgári szerződések.
• Élettartam: házassági szerződés, családi anyakönyv, katonai anyakönyv, oklevelek, végrendeletek, tulajdonjogok, adományok, egészségügyi nyilvántartás, oltási igazolás, egészségügyi feljegyzések, fizetési szelvények, örökbefogadási bizonyítványok, munkaszerződések ...

A legjobb tipp a rendezett házhoz az tartsa a minimumot. Nem szükséges minden beérkezett levelet és papírt megőrizni. Ezért azonnal ki kell dobni a nem hasznos papírokat.

Mindennapi dokumentumok tárolása

A rendbetételhez különbséget kell tenni a mindennapi dokumentumok és az egyéb fájlok között. Az aktuális dokumentumok azok, amelyeket gyakran megkeresnek, és amelyeknek ezért könnyen hozzáférhető helyen kell lenniük. Azokat a dokumentumokat, amelyeket ritkán tekintenek meg, iktathatják dobozokba vagy a polc tetejére. Íme néhány tárolási típus a különböző típusú papírokhoz:

• Ingek különböző színekben

A színek a dokumentumok egymástól való megkülönböztetésére szolgálnak. Minden mappában használjon zsebeket a papírok osztályozásához: egy zseb az adóknak, egy az EDF dokumentumoknak, egy másik a vízszámláknak ...

• Szaggatott ingek

A horzsolt mappák kényelmesek a terjedelmes dokumentumok tárolására. Egy mappa így lehetővé teszi egy adott tárgyra vonatkozó különböző dokumentumok osztályozását (például: az összes házépítéssel kapcsolatos irat).

• Gyűrűs iratgyűjtők

Praktikusak a dokumentumok egyszerű megtekintésére anélkül, hogy le kellene választani őket a tárolójukról. Ezenkívül a papírok elválasztókkal is elválaszthatók, hogy könnyebben megtalálhassák őket. Az elválasztók jelzéseket is megjeleníthetnek a keresési feladat megkönnyítése érdekében. Ezeket rendezhetjük ábécé sorrendbe, dátum szerint stb.

• Bútor fiókokkal

Ha nagy számban vannak tárolandó papírok, érdemesebb iratszekrényt választani. Utóbbi fiókkal rendelkezik, ahol a különféle dokumentumok rácsokra vannak felfüggesztve, és könnyen hozzáférhetők.

Ügyesen rendszerezze az adminisztratív dokumentumokat

Természetesen a megfelelő tárhely használata megkönnyíti az iratok osztályozását, de fontos tudni a dokumentumok típus szerinti rendszerezését is. Íme egy példa az osztályozásra a kutatás megkönnyítése érdekében:

• Családi akta: tartalmazza a családdal kapcsolatos összes dokumentumot, például házassági anyakönyvi kivonatot, személyazonosító okmányokat, útleveleket, születési anyakönyvi kivonatokat ...
• Oktatási akta: iskolai bizonyítvány, a napközivel kapcsolatos dokumentumok stb.
• Adóállomány: jövedelemadó-bevallások, lakásadók ...
• Egészségügyi akta: egészségügyi feljegyzések, receptek, orvosi vizsgálatok (rádió, szkenner, ultrahang stb.) ...
• Számlaállomány: szolgáltatások (víz, gáz, villany, telefon, internet stb.), áruk és munkák számlái stb.
• Biztosítási dosszié: gépjármű- és lakásbiztosítási szerződések, életbiztosítások, kárigények, eredetiségigazolások...
• Szakmai dosszié: munkaszerződés, bérlevelek, pályázati dosszié, önéletrajz, oklevelek ...
• Lakásdokumentáció: bérleti szerződés, bérleti díj nyugta, tulajdonosi/bérlői levelek stb.
• Bankfájl: számlakivonatok, szerződés, átutalási megbízás stb.

Adminisztratív dokumentumok archiválása

Ideális esetben ezt meg kell tenni bizonyos dokumentumok archiválása legalább évente egyszer. Az archivált fájlok dátum vagy ábécé sorrendben és témakörök szerint szépen dobozokba vannak rendezve. Ismét a legjobb, ha témánként egy színt használ. Íme egy részletes példa a tárolásra:

• Rózsaszín ing a számlákhoz, sárga a pénzügyekhez, kék a biztosításhoz…
• Rendezés sorrendben: betűrendben A-tól Z-ig vagy dátum szerint (hónap, majd év szerint). Ez megkönnyíti az újabb és a régebbi dokumentumok megkülönböztetését.

A legfontosabb egy olyan folyékony elrendezés kialakítása, amely megkönnyíti például a tavaly januári vízszámlát. Ha a papírokat a rendezettség ellenére is nehéz megtalálni, át kell tekinteni a tárolási technikákat.

További tippek az adminisztratív papírok rendbetételéhez

Könnyebb tárolni, ha kevesebb a papír. Az elavult dokumentumok rendezése és megszabadulása mellett lehetőség van a online számlázás hogy kevesebb levelet kapjon otthon. Szükséges azonban rendszeresen végezni biztonsági mentések több támaszon, hogy elkerüljük a veszteségeket. A nagyobb biztonság érdekében a fontos dokumentumokról online biztonsági másolatot kell készíteni.

Amikor megérkezik a levél, fontos, hogy előre iratkozzon, nehogy hónapokig felhalmozódjon az iroda egyik sarkában. A sürgős leveleket azonnal el kell olvasni, míg a többit fontossági sorrendbe lehet rendezni. A fontosabb intézkedést igénylő papírok (számla kifizetése, felszólítás stb.) és a benyújtandó papírok (bankszámlakivonatok, automatikus beszedési számlák, stb.) tárolására célszerű irodaszervezővel rendelkezni. Ezzel a trükkel megszabadulhatsz az elavult papíroktól, amelyek szórólapokként és reklámokként azonnal kidobhatók.